Como observador de la dinámica organizacional, siempre puedo notar cuando las descripciones de puesto no se han revisado en mucho tiempo. En cuanto alguien deja el cargo, aparece una lista dispersa de tareas inconexas y nadie puede explicar con claridad por qué esa persona era responsable de ellas. Aunque probablemente nunca logremos eliminar de nuestras descripciones la temida cláusula de “otras funciones asignadas”, aquí se presentan tres maneras en que los líderes pueden organizar mejor los roles para que tengan sentido a nivel personal y establezcan expectativas más claras para los demás.
 

1.  Use “bloques” en lugar de listas: En vez de enumerar cada tarea específica, puede ser más útil concebir el puesto como una serie de “bloques” que agrupan múltiples responsabilidades continuas. Definir áreas más amplias ayuda a evaluar solicitudes entrantes y nuevas asignaciones. Una regla práctica para un puesto de tiempo completo es contar con tres a cinco áreas principales de responsabilidad. Un puesto de medio tiempo puede tener solo un área, pero no más de tres.

2.  Conecte cada área con el panorama general: A menudo describimos lo que hacemos, pero omitimos por qué es importante. Después de identificar los principales bloques de su puesto, redacte una breve declaración para cada uno que responda: “¿Qué es esto y por qué importa?”. Vincule cada área con su impacto en la organización —o incluso en la comunidad en general—. Esto funciona tanto como herramienta de clarificación como fuente de motivación, especialmente para aquellas tareas que resultan más exigentes.

3.  Actualice sus prioridades principales: Aunque los bloques fundamentales de su puesto no cambiarán a menos que cambie su función, sus prioridades sí deberían evolucionar cada 6 a 12 meses. Ya sea que esté negociando responsabilidades con un supervisor, buscando mantener equilibrio o preparándose para un crecimiento futuro, es importante conservar una visión clara de los aspectos más relevantes de su rol. ¿Cuáles son los proyectos clave que requieren su mayor nivel de talento y que impulsarán tanto su función como a la organización? Mantenga una lista de al menos una, y no más de tres, prioridades por bloque, y téngala siempre visible.

Al aportar claridad a la manera en que su puesto está definido y comprendido, no solo ayuda a establecer expectativas más realistas para los demás, sino que también fortalece su propia motivación intrínseca al recordar no solo lo que hace, sino qué es lo más importante y por qué lo hace.